LGPD e rastreabilidade exigem revisão de sistemas
Crescimento dos arquivos digitais
O avanço da digitalização em órgãos públicos e empresas tem intensificado a necessidade de sistemas capazes de assegurar acesso rápido às informações sem comprometer a segurança dos dados. O aumento exponencial de documentos eletrônicos, somado à frequência de incidentes cibernéticos e às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), levou organizações a rever modelos de armazenamento e gestão documental, buscando reduzir riscos operacionais e jurídicos.
Padronização no setor público
A discussão ganhou força com a atualização do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade das atividades-meio do Poder Executivo federal, publicada pelo Arquivo Nacional em 2024. A medida visa padronizar critérios de guarda, classificação e destinação de documentos, após análises que identificaram dificuldades recorrentes na administração de arquivos digitais por órgãos federais.
Armazenamento não é acesso
Segundo Fabiano Carvalho, CEO da Doc Security, muitas instituições ainda confundem a simples guarda de documentos com acesso estruturado à informação. “Guardar documentos é uma atividade passiva. Garantir acesso exige organização, classificação e indexação das informações”, afirma. Ele destaca que o uso de metadados e indexação permite localizar arquivos por tema, data, setor responsável ou tipo documental de forma mais ágil e segura.
Limitações da digitalização isolada
Carvalho ressalta que a digitalização, por si só, não resolve problemas históricos ligados ao acesso à informação. “Transformar documentos físicos em arquivos digitais não significa que eles estarão acessíveis de forma eficiente”, diz. Para ele, sistemas sem critérios claros de classificação, indexação e segmentação de permissões continuam dificultando buscas e ampliando riscos de exposição indevida de dados sensíveis.
Impactos na eficiência e segurança
A ausência de padrões claros de nomenclatura e categorização compromete o fluxo operacional de empresas e instituições públicas. Estruturas desorganizadas enfrentam dificuldades para recuperar documentos antigos, além de aumentar riscos de perda de informações, falhas de rastreabilidade e questionamentos em auditorias.
Segurança reforçada e conformidade
Com o fortalecimento da LGPD, plataformas de gestão documental passaram a incorporar mecanismos mais rígidos de controle de acesso. Sistemas recentes operam com autenticação multifator, criptografia ponta a ponta e registros completos sobre quem visualizou, editou ou compartilhou informações. “Não se trata de restringir totalmente o acesso, mas de permitir que cada informação seja visualizada apenas por quem realmente precisa dela”, afirma Carvalho.
Normas como garantia de continuidade
Ferramentas de segmentação de permissões e logs de auditoria tornaram-se parte da estrutura mínima de segurança em organizações que lidam com dados financeiros, jurídicos e corporativos. “Normas e padrões são a diferença entre um processo que funciona hoje e um processo que continua funcionando daqui a dez anos”, conclui o executivo.
